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Vale es un sistema de facturación electrónica para Ecuador. Esta política explica qué datos personales trata, para qué, con quién los comparte, cuánto tiempo los conserva y cómo puede ejercer sus derechos, conforme a la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales del Ecuador.
1Quién es el responsable
GAEMII NEXUS S.A.S., RUC 1793228946001, con domicilio en Calle N72C y Panamericana Norte, Quito, Ecuador. Vale es una marca de Gaemii Nexus S.A.S.
Contacto para todo lo relacionado con sus datos: comunicados@gaeminexus.com · +593 99 271 8199.
2Dos papeles distintos
Vale trata dos clases de datos y nuestro papel es distinto en cada una:
- Datos de nuestros clientes y sus usuarios —la empresa o persona que factura con Vale (el «facturador») y las personas a las que les crea un usuario—. Aquí Gaemii Nexus es el responsable del tratamiento.
- Datos de los clientes, proveedores y transportistas del facturador, que el facturador registra para emitir sus comprobantes. Aquí el responsable es el facturador, y Gaemii Nexus actúa como encargado: los trata solo por cuenta del facturador y para prestarle el servicio. Si usted es cliente de una empresa que factura con Vale y quiere ejercer sus derechos, diríjase a esa empresa; nosotros le ayudaremos a atenderlo.
3Qué datos tratamos
- Usuarios de Vale
- Nombre de usuario, correo electrónico, clave de acceso y el punto de emisión que tiene asignado.
- Facturador
- RUC, razón social, nombre comercial, dirección, teléfono, correo, logotipo, información tributaria (obligado a llevar contabilidad, agente de retención, régimen), establecimientos y puntos de emisión, el certificado de firma electrónica (archivo .p12) y su contraseña, sus licencias y los pagos que nos hace, con sus comprobantes de pago.
- Clientes, proveedores y transportistas del facturador
- Tipo y número de identificación (RUC, cédula o pasaporte), nombre o razón social, dirección, teléfono, correo y, para transportistas, la placa del vehículo.
- Comprobantes electrónicos
- Facturas, notas de crédito y débito, guías de remisión, retenciones, liquidaciones de compra y recibos, con su detalle, sus valores y la respuesta del SRI. Contienen los datos del comprador o proveedor.
- Uso de la aplicación
- Un identificador de sesión, para mantenerla abierta hasta 30 días, y sus preferencias de pantalla. Se guardan en su propio dispositivo.
Vale no usa publicidad, ni herramientas de analítica o de seguimiento, ni vende datos a nadie. No pide ubicación, contactos, cámara ni micrófono.
4Para qué los usamos
- Prestar el servicio: generar, firmar y enviar los comprobantes electrónicos al SRI, y mandarlos por correo a quien corresponda.
- Gestionar su cuenta: el ingreso, la recuperación de la clave y la seguridad de la sesión.
- Administrar las licencias del facturador y facturarle el servicio.
- Dar soporte cuando usted nos lo pide.
- Cumplir las obligaciones tributarias y legales que nos alcanzan.
La base legal es la ejecución del contrato de servicio con el facturador y el cumplimiento de obligaciones legales, en particular la normativa tributaria.
5Con quién los compartimos
- Servicio de Rentas Internas (SRI): recibe los comprobantes electrónicos, como exige la ley.
- Destinatarios de los comprobantes: el comprobante, en PDF y XML, se envía al correo del cliente o proveedor que el facturador registró.
- Proveedores que nos ayudan a prestar el servicio, que solo tratan los datos por nuestra cuenta: el alojamiento de servidores y la red de entrega (Bluehost y Cloudflare) y el envío de correos (Resend). Algunos de ellos procesan datos fuera del Ecuador, en particular en Estados Unidos.
- Autoridades, cuando una ley o una orden judicial lo exija.
6La aplicación móvil
La aplicación solo pide permiso de acceso a Internet. Cuando usted descarga un PDF, un XML o un Excel, el archivo se le entrega con el menú «Compartir» de su teléfono: la aplicación no lee ni recorre sus archivos.
7Cuánto tiempo los conservamos
- Comprobantes electrónicos y sus datos: al menos 7 años, el plazo que fija el Reglamento de Comprobantes de Venta, Retención y Documentos Complementarios. Esto se mantiene aunque la cuenta se elimine.
- Datos de la cuenta: mientras la cuenta esté activa. Tras una solicitud de eliminación, se borran en un plazo máximo de 15 días, salvo lo que la ley obligue a conservar.
- Sesiones: caducan a los 30 días. Códigos de recuperación de clave: a los 15 minutos.
8Cómo los protegemos
Toda la comunicación entre la aplicación y nuestros servidores va cifrada (HTTPS). El acceso a los datos exige iniciar sesión y está limitado a la cuenta de cada facturador. Aplicamos medidas técnicas y organizativas para evitar accesos no autorizados, pérdidas o alteraciones, y las revisamos de forma continua.
9Sus derechos
Usted puede pedir en cualquier momento el acceso a sus datos, su rectificación, su eliminación, la oposición o suspensión de su tratamiento y su portabilidad. Escríbanos a comunicados@gaeminexus.com desde el correo de su cuenta. Le responderemos en un plazo máximo de 15 días, sin costo.
Si considera que no atendimos bien su solicitud, puede presentar un reclamo ante la Superintendencia de Protección de Datos Personales del Ecuador.
10Eliminar su cuenta
Puede pedirlo desde la aplicación —Configuración → al final, Eliminar cuenta— o siguiendo los pasos de valeecuador.com/eliminar-cuenta, donde se explica qué se borra y qué se conserva.
11Menores de edad
Vale es una herramienta para empresas y profesionales. No está dirigida a menores de 18 años ni recoge sus datos a sabiendas.
12Cambios a esta política
Si la cambiamos, publicaremos la nueva versión en esta misma dirección con su fecha. Si el cambio es importante, se lo avisaremos también dentro de la aplicación.